TRAINING MANAGING OFFICE AND FILING SYSTEM
Deskripsi
Managing Office and Filing System merupakan kegiatan operasional harian yang harus dikelola secara tertib, konsisten, dan terstruktur karena pengelolaan dokumen yang buruk terbukti meningkatkan risiko kehilangan informasi, keterlambatan kerja, dan inefisiensi operasional, sementara standar internasional ISO 15489 tentang Records Management menegaskan bahwa sistem pengarsipan yang baik berperan penting dalam mendukung akuntabilitas, transparansi, dan kinerja organisasi (ISO, 2016).
Lalu apa itu Training Managing Office and Filing System?
Dalam pelatihan ini akan dipelajari tata kelola kantor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Juga mempelajari pengelolaan arsip dan aset perusahaan, mencakup “master book” lokasi aset, status aset, dan penomoran aset. Ditambah bagaimana melakukan manajemen korespondensi dalam mengelola arsip.
Pelatihan yang membahas mengenai pengelolaan file digital ini tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam. Diperlukan waktu tersendiri, dan tentunya melalui bimbingan profesional.
Tujuan
- Meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen kantor.
- Memahami cara penyimpanan arsip yang efisien dan aman.
- Meningkatkan kemampuan dalam pencarian dokumen secara cepat dan tepat.
- Menerapkan sistem filing yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
- Mengurangi kesalahan dalam pengelolaan dan penyusutan dokumen.
Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu mengelola administrasi perkantoran dan sistem filing secara tertib dan efisien sebagai penunjang kelancaran operasional dan pengendalian dokumen organisasi.
Materi
1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
- Konsep keunggulan bersaing di era informasi dan desain kerja
- Peran manajemen kantor dalam mendukung manajemen sumber daya manusia
- Efektivitas alur kerja dan tata ruang kantor terhadap produktivitas
- Standarisasi pengelolaan kantor: perbandingan model Jepang dan Barat serta implikasinya
2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor dan Filing Berbasis 5S (5R)
- Konsep dan penerapan 5S di lingkungan kerja
- Pemahaman pilar Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), dan Shitsuke (Rajin)
- Integrasi kelima pilar 5S dan studi kasus penerapannya di kantor
3. Pedoman Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
- Klasifikasi arsip berdasarkan tingkat strategis bisnis
- Penentuan tingkat urgensi dan kerahasiaan arsip
- Jenis arsip, tujuan penyimpanan, dan metode penggolongan
- Peran dan kewenangan pengelola arsip
- Pengamanan arsip yang bersifat rahasia
4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Konsep arsip dan tahapan pembentukan arsip
- Teknik pengelolaan, pemeliharaan, dan filing arsip
- Jenis sistem filing yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Pengenalan electronic filing dan document management system
5. Strategi dan Tren Manajemen Filing Modern
- Perkembangan electronic filing dan document management dalam bisnis
- Manfaat e-filing dalam pencarian, penyusutan, penilaian, pemindahan, dan pemusnahan arsip
- Alur surat masuk dan keluar serta alih media arsip
- Sistem indeks dan abjad dalam pengarsipan
6. Pentingnya SOP dalam Pengelolaan Kantor
- Konsep, manfaat, dan biaya penerapan SOP
- Latar belakang dan pendekatan penyusunan SOP
- Urgensi dan motivasi penyusunan SOP
- Perbaikan proses kerja dan peningkatan service level
- Pelibatan stakeholder dan dampak SOP terhadap kinerja lintas divisi
7. Change Management dalam Penerapan SOP
- Pengenalan SIPOC dan Change Acceleration Process
- Perubahan perilaku kerja melalui studi kasus dan praktik lapangan
- Penyusunan action plan penerapan SOP di unit kerja
- Penjadwalan dan tindak lanjut implementasi
8. Praktik Penyusunan SOP dan Sistem Kearsipan
- Review materi dan rencana kerja
- Penugasan individu berdasarkan area kerja
- Latihan final dan presentasi kelompok rencana implementasi
Peserta
Training ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan :
- Staf administrasi kantor
- Pengelola arsip
- Manajer operasional
- Asisten administratif
- Supervisor atau kepala bagian
Instruktur
Training yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berkompeten dan berpengalaman dalam bidang sistem filing modern, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
Metode Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.
Jadwal Training 2026
- Batch 1 : 7–8 Januari 2026, 14–15 Januari 2026, 21–22 Januari 2026
- Batch 2 : 4–5 Februari 2026, 11–12 Februari 2026, 18–19 Februari 2026
- Batch 3 : 2–3 Maret 2026, 4–5 Maret 2026
- Batch 4 : 1–2 April 2026, 8–9 April 2026, 15–16 April 2026, 22–23 April 2026
- Batch 5 : 5–6 Mei 2026, 12–13 Mei 2026, 19–20 Mei 2026, 25–26 Mei 2026
- Batch 6 : 2–3 Juni 2026, 9–10 Juni 2026, 18–19 Juni 2026, 23–24 Juni 2026
- Batch 7 : 7–8 Juli 2026, 14–15 Juli 2026, 21–22 Juli 2026, 28–29 Juli 2026
- Batch 8 : 4–5 Agustus 2026, 11–12 Agustus 2026, 18–19 Agustus 2026, 26–27 Agustus 2026
- Batch 9 : 1–2 September 2026, 8–9 September 2026, 15–16 September 2026, 22–23 September 2026
- Batch 10 : 6–7 Oktober 2026, 13–14 Oktober 2026, 20–21 Oktober 2026, 27–28 Oktober 2026
- Batch 11 : 3–4 November 2026, 10–11 November 2026, 17–18 November 2026, 24–25 November 2026
- Batch 12 : 1–2 Desember 2026, 8–9 Desember 2026, 15–16 Desember 2026, 22–23 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.
Investasi dan Lokasi Training
- Jakarta ( 6.500.000 IDR / participant)
- Bandung ( 6.000.000 IDR / participant)
- Surabaya ( 7.500.000 IDR / participant)
- Makassar ( 7.500.000 IDR / participant)
- Yogyakarta (6.000.000 IDR / participant)
- Bali ( 7.500.000 IDR / participant)
- Lombok ( 7.500.000 IDR / participant)
- Batam ( 7.500.000 IDR / participant)
Catatan :
*Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Harga tersebut berlaku untuk minimal dua participant
*Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Training
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, Flashdisk, dll).
- 2x Coffee Break & 1 Lunch (Makan Siang).
- Training Room Full AC and Multimedia.
- Free Bag or Backpack (Tas Training).
- Softfile Foto Training
- Sertifikat Pelatihan.
- Souvenir Exclusive.
- City Tour (Optional)
FAQ tentang Training Hukum Dan SDM
Q : Apakah pelatihan dilakukan secara online atau offline?
A : Pelatihan dapat diselenggarakan dalam bentuk online (via Zoom/Google Meet/learning platform) maupun offline (tatap muka di lokasi tertentu), tergantung jenis program yang dipilih.
Q : Berapa lama durasi pelatihan?
A : Durasi pelatihan bervariasi, mulai dari 1 hari, beberapa hari, hingga program intensif mingguan, menyesuaikan dengan materi dan kebutuhan peserta.
Q : Apakah peserta akan mendapatkan sertifikat?
A : Ya, setiap peserta yang telah menyelesaikan program pelatihan akan mendapatkan sertifikat resmi sebagai bukti kompetensi tambahan.
Q : Bagaimana cara mendaftar pelatihan?
A : Peserta dapat mendaftar melalui website resmi, formulir pendaftaran online, atau langsung menghubungi panitia/penyelenggara yang tertera pada informasi pelatihan.
Dapatkan promo khusus pendaftaran hari ini !
AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku
*Artikel ini disusun oleh Ifana Dewi. Seorang penulis dan content writer yang aktif sejak 2024 silam. Fokus karyanya saat ini adalah menyusun artikel pelatihan untuk platform Training Mekatronika. Sebagai content writer di perusahaan pelatihan, Ifana berdedikasi untuk menghadirkan konten yang tidak hanya informatif dan komprehensif, tetapi juga mudah dicerna oleh setiap pembaca. Untuk konsultasi lebih lanjut seputar program ini, tim kami siap melayani Anda melalui kontak yang tersedia.
