TRAINING ELECTRONIC FILING SYSTEM AND DOCUMENT MANAGEMENT

TRAINING ELECTRONIC FILING SYSTEM AND DOCUMENT MANAGEMENT

Deskripsi

Lalu apa itu pelatihan Electronic Filing System and Document Management?

Pelatihan yang membahas mengenai Sistem Pengarsipan Elektronik tidak tuntas jika dipelajari dalam hitungan jam, diperlukan waktu tersendiri dan bimbingan yang profesional.

Tujuan

• Mampu menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (efiling).
  
• Mampu menyusun prosedur, review, edit dan publikasi dokumen elektronik.
  
• Mampu menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks dan lokasi arsip elektronik.
  
• Mampu menjabarkan hasil audit e-filing dan menyusun langkah tindak lanjutnya.
  
• Memahami kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional.

Dengan mengikuti pelatihan Manajemen Dokumen ini, diharapkan peserta lebih dapat lebih mendalami pengetahuan mengenai Electronic Filing System and Document Management.

Materi

1. Paradigma & Filosofi
   
   • Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
     
   • Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
     
   • Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
     
   • Membahas aspek hukum & legal eFiling.
     
   • VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distrubuted Architecture & security.
     
2. Sharing & Studi Kasus
   
   • Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet
     
   • Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor / industri antara lain:
     
   • Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
     
   • Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office / word.
     
   • Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
     
   • Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
     
   • Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
     
   • VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files.
     
3. Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
   
   • Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
     
   • Memahami indeks & kode arsip.
     
   • Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
     
   • Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
     
   • Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
     
   • Tips & Tricks: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
     
   • Tips & Tricks: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
     
   • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
     
   • Tips & Tricks: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
     
4. Langkah Implementasi 2: Migrasi ke eFiling
   
   • Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
     
   • Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
     
   • VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
     
   • Simulasi membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
     
   • Simulasi menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
     
   • Tips & Tricks: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
     
   • Tips & Tricks: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.
     
5. Quick Win 1
   
   • Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
     
   • Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
     
   • VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals.
     
6. Quick Win 2
   
   • Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
     
   • Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
     
   • Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
     
   • VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
     
7. Fraud Prevention & Risk Management
   
   • Membahas konsep dasar manajemen resiko.
     
   • Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
     
   • Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
     
8. Disaster Recovery & Business Continuity
   
   • Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
     
   • Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
     
   • Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.

Peserta

Training Pengelolaan Arsip ini sangat cocok untuk diikuti peserta dari kalangan :

• Staf Administrasi dan Kepegawaian
  
• Manajer IT dan Sistem Informasi
  
• Staf yang terlibat dalam pengelolaan arsip dan dokumen
  
• Profesional yang ingin meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen digital
  
• Karyawan yang bekerja dengan volume dokumen besar

Instruktur

Training Sistem Pengarsipan Elektronik yang diselenggarakan, akan dilatih oleh instruktur yang berpengalaman dalam bidang Manajemen Dokumen :

Instruktur yang mengajar pelatihan Electronic Filing System and Document Management ini adalah instruktur yang berkompeten di Electronic Filing System and Document Management ini baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.

Metode Pelatihan

Pelatihan ini menggunakan metode yang interaktif dan aplikatif, sehingga peserta dapat lebih mudah memahami materi. Instruktur berpengalaman akan menyampaikan materi secara sistematis, sementara peserta akan mengikuti diskusi kelompok untuk mendalami konsep. Selain itu, pelatihan ini juga mencakup simulasi serta studi kasus yang membantu peserta memahami penerapan konsep secara langsung dalam dunia kerja. Dengan pendekatan ini, mereka tidak hanya memperoleh wawasan teoretis, tetapi juga mengembangkan keterampilan praktis yang dapat mereka terapkan sesuai dengan kebutuhan industri.

Jadwal Pelatihan Manpowerindo 2025

• Batch 1 : 30 – 31 Januari 2025
• Batch 2 : 13 – 14 Februari 2025
• Batch 3 : 11 – 12 Maret 2025
• Batch 4 : 16 – 17 April 2025
• Batch 5 : 15 – 16 Mei 2025
• Batch 6 : 25 – 26 Juni 2025
• Batch 7 : 16 – 17 Juli 2025
• Batch 8 : 6 – 7 Agustus 2025
• Batch 9 : 3 – 4 September 2025
• Batch 10 : 8 – 9 Oktober 2025 || 29 – 30 Oktober 2025
• Batch 11 : 13 – 14 November 2025 || 25 – 27 November 2025
• Batch 12 : 15 – 16 Desember 2025

Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda.

Biaya dan Lokasi Pelatihan

Pelatihan ini sudah pernah diadakan di Jakarta dan Yogyakarta. Kami juga bisa menyelenggarakan di kota lain, antara lain :

• Bandung
• Bali
• Surabaya

Catatan : Biaya belum termasuk akomodasi/penginapan. Apabila ada pertayaan mengenai materi, biaya, lokasi, jadwal dan penawaran lainnya, hubungi kami di nomor CS kami.

Fasilitas Training

1. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, Flashdisk, dll).
2. 2x Coffee Break & 1 Lunch (Makan Siang).
3. Training Room Full AC and Multimedia.
4. Free Bag or Backpack (Tas Training).
5. Softfile Foto Training
6. Sertifikat Pelatihan.
7. Souvenir Exclusive.

Dapatkan promo khusus pendaftaran hari ini !

AYO SEGERA DAFTARKAN DIRI ANDA
Syarat dan Ketentuan Berlaku

*Artikel ini disusun oleh Fattah Adib Amanullah. Saya seorang content writer sejak tahun 2024. Saat ini penulis berfokus dalam penyusunan artikel pelatihan untuk website Training Hukum dan SDM.  Saya berkominten untuk menghasilkan artikel pelatihan yang informatif serta dapat mudah dipahami oleh pembaca. Jangan ragu menghubungi kontak yang ada untuk informasi lebih lanjut mengenai pelatihan ini.