TRAINING ONLINE MANAJEMEN FILING DAN TATA KELOLA KANTOR
DESKRIPSI TRAINING WEBINAR PENGENALAN FILING MANAGEMENT
Manajemen filing dan tata kelola kantor merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen filing dan pengelolaan kantor bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya berdasarkan sistem 5S (lean office) yang pada praktiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen filing dilakukan pula manajemen korespondensi. Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman. Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan konsep pengelolaan kantor ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
TUJUAN TRAINING KONSEP PENGELOLAAN KANTOR UNTUK PRAKERJA
Dengan mengikuti pelatihan konsep pengelolaan kantor Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai konsep pengelolaan kantor dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang konsep pengelolaan kantor
MATERI pelatihan pengenalan filing management online Zoom :
1. Paradigma dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern
* Keunggulan bersaing di era informasi dan desain
* Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia
* Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas
* Standardisasi pengelolaan kantor Model Jepang vs Barat dan implikasinya
2. Prinsip Dasar Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Berdasarkan 5S (5R)
* Membahas tentang konsep 5S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5S bekerja
* Memahami makna pilar utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
* Memahami makna pilar utama Seiketsu (Rajin) dan integrasi kelima pilar serta studi kasus (Identifikasi dan Peningkatan Pemahaman)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
* 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis : Strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents
* Latihan : Menentukan tingkat urgensi dan Confidentiality arsip
* Beragam bentuk arsip, perlakuannya dan tujuan penyimpanan arsip
* Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
* Kewenangan sekretaris/pengelola arsip
* Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat rahasia
4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
* Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya
* Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan
* Electronic Filing, Document Management Software (system), Trend baru dan Model pelaksanaannya
5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern :
Penerapan E-Filing dan Document Management
* Trend terbaru : Electronic Filing dan Document Management dalam bisnis
* Beragam keunggulan dari Electronic Filing dan Document Management pada : penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip
* Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital
* Sistem indeks dan abjad dalam filing
6. Pentingnya SOP dalam Bisnis : Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
* Pemahaman tentang pentingnya SOP, Benefit dan Cost-nya
* Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih :
Hirarki, Beda pendekatan = Beda istilah
* Motivasi & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi
* Perbaikan proses (lebih ringkas/cepat/lengkap) serta peringkat kinerja dan service level
* Teknik melibatkan banyak stakeholder
* Pengaruh SOP guna peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait
7. Modul VII : Change Management dalam Penerapan SOP Baru
* Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma)
* Mengubah habit atas SOP : Studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk
* Diskusi kelompok tentang bentuk Action Plan yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing
* Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
8. Modul VIII : Latihan Pembuatan dan Finalisasi Rencana Kerja Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
* Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja
* Penugasan individu berdasarkan lingkup ruangan (corner and office)
* Latihan final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja :
Pembuatan tim, Rencana Gemba Kaizen, Rencana implementasi, Rencana pembudayaan
9. Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah konsep pengelolaan kantor
METODE pelatihan konsep pengelolaan kantor online Zoom :
Metode Training konsep pengelolaan kantor dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.
INSTRUKTUR pelatihan penerapan Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor online Zoom :
Instruktur yang mengajar pelatihan konsep pengelolaan kantor ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang konsep pengelolaan kantor baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
PESERTA
Peserta yang dapat mengikuti training konsep pengelolaan kantor ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang konsep pengelolaan kantor.
Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
Jadwal pelatihan hukumsdm 2024 :
· Batch 1 : 03 – 04 Januari 2024 | 16 – 17 Januari 2024
· Batch 2 : 07 – 08 Februari 2024 | 20 – 21 Februari 2024
· Batch 3 : 05 – 06 Maret 2024 | 19 – 20 Maret 2024
· Batch 4 : 09 – 10 April 2024 | 13 – 24 April 2024
· Batch 5 : 07 – 08 Mei 2024 | 22 – 23 Mei 2024
· Batch 6 : 05 – 06 Juni 2024 | 25 – 29 Juni 2024
· Batch 7 : 09 – 10 Juli 2024 | 23 – 24 Juli 2024
· Batch 8 : 06 – 07 Agustus 2024 | 20 – 21 Agustus 2024
· Batch 9 : 04 – 05 September 2024 | 18 – 19 September 2024
· Batch 10 : 18 – 19 Oktober 2024 | 15 – 16 Oktober 2024
· Batch 11 : 06 – 07 November 2024 | 26 – 27 November 2024
· Batch 12 : 04 – 05 Desember 2024 | 18 – 19 Desember 2024
Catatan : Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta training Lobby perusahaan pasti jalan
Invetasi dan Lokasi pelatihan Pemerintah di jakarta :
· Yogyakarta, Hotel 101
· Jakarta, Hotel Amaris Kemang
· Bandung, Hotel Neo Dipatiukur
· Bali, Hotel Ibis Kuta
· Surabaya, Hotel Amaris, Ibis Style
· Lombok, Sentosa Resort
Catatan : Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas pelatihan Lobby perusahaan di jakarta :
· FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
· FREE Akomodasi ke tempat pelatihan bagi peserta training Pemerintah jakarta pasti running
· Module / Handout training Corporate lobby with Government jakarta fixed running
· FREE Flashdisk
· Sertifikat training Lobby perusahaan dengan Pemerintah di jakarta murah
· FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
· Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
· 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
· FREE Souvenir Exclusive
· Training room full AC and Multimedia